新闻发布会举办流程顺序介绍

　　2020年新型冠状病毒的发生导致很多行业严重受挫，有的甚至公司员工全体解散。市场竞争的愈演愈烈再加之疫情，让很多企业想到了借助强大的媒体平台来提高品牌知名度，新闻发布会就首当其选了，尤其是当企业有着重大事件发生的时候；例如新品发布会，政府领导视察，与知名企业合作或者做了某些具有很大关注度的事情等等。

　　这些无疑都是记者最关心的事情，通过新闻发布会的形式可以达到很好的成效。那么具体新闻发布会的举办流程又是怎样的呢？

　　什么是新闻发布会？

　　新闻发布会是一种公关传播方式：大量地邀请媒体记者，通过记者招待会、以人际沟通和公众传播的方式，将企业信息告知记者，然后由记者以大众传播的方式进一步将企业最新信息告知社会公众，从而增加信息的曝光度。

　　新闻发布会的优点是，可以一次将信息传递给许多媒体，公平地响应媒体，并且可以利用现场进行图、声、视频、演讲、采访等多种形式演绎，更生动地向媒体传达企业信息，媒体事后撰写文章或发布新闻报道，将大大的有助于提高品牌知名度。

　　但是举行新闻发布会成本较高、耗费时间和精力。对于常规新闻事件发布，可考虑使用新闻通稿发布，将企业信息以新闻稿的方式传送给各个相关媒体，高效及时并节约成本。

　　新闻发布会的类型和方式

　　新闻发布会的类型主要有一下几点：

　　1、例行新闻发布会；

　　2、突发事件新闻发布会；

　　3、重大活动新闻发布会；

　　4、公告型新闻发布会；

　　5、网络新闻发布会；

　　新闻发布会也可以在大规模的市场营销活动、新品发布会、或投资者关系活动中并行举办。

　　如何准备和举行新闻发布会

　　一旦新闻发布会的日期确定了，我们需要提前两个月准备。只要可以安排场地，准备工作至少可以在4周内完成，但考虑到部分企业的产品生产时间等，最好是在两个月前就开始做准备计划。

　　下表是涉及新闻发布会的主要事项，以及建议准备时长，当然，具体到不同的发布会，也会有其他的事项需要添加进来。

　　新闻发布会的策划

　　在策划新闻发布会时，以下问题可以帮助你设置发布会目标和计划：

　　1.你想传达什么信息？

　　2.你希望获得多少曝光？（包括报纸、电视、杂志、网络、社交媒体等，目标媒体数量、目标文章/报道数量）

　　媒体希望在即将发布的信息中获取哪些要点（影响、新颖性、创新、公共/社会、行业影响、紧迫性、季节性因素……）？

　　4.你想在新闻发布会上向媒体公布哪些关键信息（或关键词）？

　　新闻发布会会场选择和会场准备

　　选择新闻发布会的场地非常重要，通常情况是使用酒店的宴会厅、租赁会议室、活动场地空间等，如果公司场地足够，也可以使用自己的场地。

　　要确保场地交通便利，确认是否有停车场、确保入口容易找到，另外还要确认场地内是否有足够的接待处空间、茶歇交流区域、投影展示及演讲区域，是否有衣帽间、指引牌、场地布局是否合适、是否有工作人员提供音响支持等，总之，在选择场地时，我们要方方面面考虑到位。

　　除上述几点外，我们还需要检查场地的灯光、设备等，例如讲台，投影仪，屏幕，麦克风，音视频设备。如果您不能在会场安排，则需要通过音频设备租赁或活动公司安排。

　　另外，部分情况下，还需要在会场旁边准备一个招待室、休息室、或记者采访室，大小可容纳40-50人左右，可根据具体情况而定。

　　如何邀请记者和媒体

　　新闻发布会最重要的一点是确保邀请媒体的数量。因此，PR（公关人员）需要在新闻发布会召开之前的2-3周内，以以下方式与媒体接触。

　　（1）媒体邀请函

　　一封专业的媒体邀请函可以体现发布会的专业层次，并且可以提高媒体邀约效率，避免反复重复沟通确认发布会细节。在发布标题中，请注明发布会主题，并在引言中描述新闻发布会的背景，接下来，介绍活动的时间和日期、地点（地图）、出席者、演示的内容，媒体联系人（姓名、电话、邮箱等）。

　　（2）联系各个媒体并分发邀请函

　　通过电话、微信、邮箱等方式一对一联系媒体记者，并向他们发送媒体邀请函。

　　当然，媒体邀约的工作，也可以由外部供应商来协助完成，可以节约时间和精力，同时专业的机构资源更加丰富、媒体沟通更有经验，可以确保新闻发布会的目标达成。

　　邀请有影响力的人

　　在新闻发布会前，很多情况下不仅要邀请媒体记者，还要邀请社交媒体影响力者（KOL）、以及优秀的自媒体者。在选择社交媒体KOL和自媒体时，必须选择与公司产品相匹配、并具有在特定领域中有传播能力的影响者。

　　在做完以上邀请工作后，要及时整理出席反馈，并且阶段性与媒体确认出席情况，如果媒体确认数量在活动日期之前一周内仍未达到目标，应立即应对，进一步宣传邀请函，提醒确认出席的媒体，以确保会议当天的人数更加可控。

　　联系新闻通稿发布机构

　　虽然新闻发布会现场会有约定的媒体到场并对新闻进行报道，但现场可覆盖的媒体毕竟有限，通过新闻通稿发布机构进行批量发稿，可以有效补充媒体覆盖面，同时可以放大新闻发布会传播范围和效果。

　　新闻发布会上的讲义和物料

　　以下是新闻发布会当天要分发的标准物料。

　　媒体工具包

　　包括：公司简介、提前撰写好的新闻通稿、发布会议程打印放入文件夹，产品或纪念品，发布会后可将可公开的演讲材料、视频和照片等上传网上，将链接地址发送给记者。

　　产品样品

　　您可以在礼品包中将样品作为纪念品，与其他物料放在一起。如果样品无法分发，可以通过图片、透视图等方式描述。

　　背景板/背景墙

　　带有公司Logo、及发布会主题的背景墙是发布会活动必需的，包括签到背景板、以及演讲背景板。背景板上的内容将出现在新闻发布会的人员后面。价格因尺寸和组装容易程度而异。

　　背景墙的设计非常重要，因为在发布会现场和后期宣传中，背景墙会多次出现，上面所呈现的内容包括公司Logo、发布会主题能都会随之出现，增加品牌的曝光度。

　　新闻发布会当天的分工

　　在新闻发布会当天，必须预先确定分工，如发言人、媒体沟通人员、接待员、指导人员、音响及麦克风人员等，主要角色如下。

　　公共关系（2人）：发布会当天，负责媒体跟进和沟通，确保媒体的出席、接待、发布相关资料。

　　演讲者/发言者：演讲者需要排练走场，在排练中，演讲者站的位置、姿势都要提前考虑到，并要熟悉PPT的遥控操作、调试灯光，如果场地昏暗，尤其需要检查灯光情况。

　　接待（签到人员及引导人员）：负责参会人的签到，签到时，建议留下参会人名片，媒体签到尤其要注意核对名片，签到完成后，将参会文件包分发给参会人（也可以提前把参会文件包在座位上），然后引导人员负责将参会人引入场内，按次序就坐。

　　指导人员（2人）：负责引导媒体入场，并提前告知媒体拍摄注意事项，比如：演讲者的位置/移动、场地中的灯光布局、以及其他拍摄镜头调整所需的信息。

　　主持人：可以选择公司内部人员，或外部专业的主持人。发布会前几天，至少每天需要和主持人过两次脚本，并确认工作流程、发言人及演讲人信息、会场音视频音乐信息等。

　　麦克风工作人员（2人）：负责随时关注演讲人、主持人麦克风的状态，并准备1个以上备用麦克风，在问答环节中，负责将无线麦克风带到会场询问器的负责人，如果会场很大，则需要两人以上在会场左右两边待命。

　　在发布会前1个小时，至少进行一次最后排练，并检查声音，主持人、演讲者都要进行一次走场。

　　此外，在新闻发布会闭幕后，进行专场采访时，一名PR（公关）要在受访者和记者旁边等候，控制采访内容，避免问题太长，以影响其他媒体采访时间。

　　新闻发布会后的跟进

　　新闻发布会之后，公关人员需要和媒体保持密切联系，询问记者是否有新闻发布会上不清楚的地方、或者跟进记者撰写文章时提出的问题和其他问题，公关人员可能会忙到深夜。通过及时响应各个媒体，会提高品牌对媒体的评价，因此活动结束后请多加注意沟通。

　　然后，补充新闻通稿内容（如图片、视频等），和新闻发布机构确认新闻通稿的发布时间。通常当天晚上或第二天，新闻将会陆续发布，但媒体发布后并不意味着工作结束了，反而要继续跟进、加深和媒体的关系。在确认媒体发布新闻后，请及时确认文章内容、联系记者致谢，并调动公司内部及外部资源转发、传播文章，记者也会很乐意看到内容被广泛传播。

　　通过加深和媒体的关系，有可能为品牌带来深入报道的机会。在新闻发布会上，我们主要宣传产品和服务，但也有一些媒体希望深度了解公司的背景、发展、以及背后更多的故事，因此可以安排公司高管对媒体进行回应（如专访的形式），并且对市场趋势、客户需求、公司发展的秘密故事（遇到何种技术上困难/内部的困难、如何克服的）等做展开讨论，将有更多机会在媒体上获得深度曝光。

　　同样，你也可以策划一系列的主题相互衔接，在新闻发布会后陆续发布，使品牌传播螺旋式上升，实现持续曝光的现象。

　　新闻发布会的效果评估

　　PR活动的总结报告中，效果评估是必不可少的一部分。新闻发布会传播的效果评估，衡量方法因公司而异。通常可以以媒体曝光数量、媒体权重、参会者反馈、客户反馈等多个维度衡量。个别情况需要呈现成本效益和效益衡量时，则需要对媒体投放进行广告价值预估，对于网络媒体，文章发布网站的级别，类型、PV值、以及社交媒体溢出效果，搜索引擎（如百度）主要关键词搜索的曝光量等都可以作为参考指标。